Localisation : Paris - Référence : ASD42-JC/DCA
Notre client, société française d'une centaine de salariés évoluant dans un environnement international, marque de référence en matière d'évènements de prestige dans le monde, recrute pour son bureau parisien, Un Office Manager & Assistant de Direction F/H.
POSTE ET MISSION
Directement rattachée à la Directrice Générale, vous serez chargé(e) d'administrer la gestion du site parisien ainsi que de fournir un support organisationnel et administratif à la Directrice Générale et à son équipe.
Vos missions principales s'articulent autour de 3 axes :
Animation et gestion administrative du bureau parisien
- Accueil physique et téléphonique,
- Gestion et suivi de l'organisation des bureaux en Flex office (réservation des salles de réunion, de confidentialité etc…),
- Ouverture et distribution du courrier,
- Suivi des relations avec les prestataires de services et fournisseurs dédiés au siège, et proposition d'éventuelles alternatives ou améliorations,
- Vérification du bon fonctionnement au quotidien des différentes installations,
- Saisie dans le système d'information des données nécessaires au suivi des dépenses engagées par la Direction Générale et l'assistant(e) (ordres d'achat, accords de paiement...),
- Suivi budgétaire des dépenses rattachées au siège social et à la Direction générale,
2. Assistanat de l'équipe du bureau parisien
- Organisation des déplacements de l'ensemble des salariés,
- Elaboration des notes de frais, et autres documents administratifs,
- Organisation et coordination d'évènements internes type Team building, pots d'accueil, célébrations.
Enfin, vous travaillez en étroite collaboration avec l'ensemble des services internes et les commerciaux du groupe.
3. Assistanat personnel de la Directrice Générale
- Gestion de l'agenda, organisation des déplacements : logistique et planning de rendez-vous,
- Organisation de réunions avec les interlocuteurs internes et externes : à distance et en multi sites,
- Rédaction, traduction et mise en forme de courriers et mails, en français et en anglais.
Cette description prend en compte les principales responsabilités ; elle n'est pas limitative.
PROFIL
De formation Bac+2 minimum de type BTS Assistant de Direction, vous disposez d'une expérience d'au moins 2 ans à un poste similaire dans des start-up ou des entreprises de tailles moyennes, reconnues pour leur rayonnement et leur niveau d'excellence.
Polyvalent et désireux(se) d'apprendre, vos capacités d'anticipation et de réactivité seront des atouts indispensables pour mener à bien vos missions.
Vous êtes reconnu(e) pour votre proactivité et votre curiosté.
Doté(e) d'une grande flexibilité, vous disposez d'un niveau d'anglais courant et vous souhaitez évoluer dans un environnement international au sein d'une équipe dynamique et engagée.
Vous maîtrisez le Pack Office, les outils de présentations et êtes tout à fait à l'aise sur des missions de traduction de documents.
Le poste est basé dans le 1er arrondissement de Paris à quelques pas du métro.
Pour répondre à cette offre, adressez votre candidature en toute confidentialité, sous la référence ASD42-JC/DCA, à l'adresse suivante : recrutement@decorgnoletagnes.fr.